Círculos de influencia en compras

Estaba recientemente dando una formación en compras en casa de un cliente cuando al alumno se lo ocurrió que hiciéramos una práctica improvisada: tenía que venir un proveedor con el que tenía un gasto medio - alto y cuyo material tenía una criticidad bastante baja. Ideal para una práctica. 

Alargamos un poco la formación y llegó el proveedor. Le invitamos a entrar; pasó; vio al dueño de la empresa; éste le dijo que se acercara un momento; estuvieron 15 minutos aproximadamente hablando; se volvió y nos dijo "bueno, ya está todo claro. Hasta luego".  ¿Qué problemas acabábamos de crear?

1. Compras quedaba desautorizada ante el proveedor y los usuarios internos, ya que el dueño había negociado todo lo que tenía que negociar.
2. Compras quedaba desmotivada.
3. El dueño podría seguir quejándose sobre el hecho de que él tiene que hacer todo...pero su problema es que no sabe delegar.

Círculo de influencia y de preocupación

De esos tres problemas, sólo podría ayudar con una parte, pero no había razón por mi parte para retrasarlo. Como podemos ver en el gráfico de la izquierda, hay dos círculos en nuestra vida: el círculo de preocupación, que incluye todo aquello que nos puede preocupar (el hambre en el mundo, la carrera armamentística, el terrorismo, el paro, aquel familiar o amigo que está deprimido...); el segundo círculo es el de influencia. Éste incluye sólo aquellos temas en los que podemos influir directamente (ese amigo que está deprimido, etc.). Si nos concentramos en los aspectos del círculo de influencia pasarán dos cosas: la primera, que seremos más felices porque estaremos algo por cambiar lo que nos preocupa y que realmente está al alcance de nuestra mano. Lo segundo y quizás más sorprendente es que a medida que nos concentramos en este círculo de influencia, éste se hace más grande. No es que vayamos a acabar con el hambre en el Mundo, pero sí podemos participar en organizaciones que ayudan allí donde se necesita o descubrimos que en nuestro propio entorno hay necesidad y podemos ayudar. 

En Compras - y en cualquier departamento - nos encontramos la misma situación: aquel comprador se sentía descorazonado ante la desautorización de su jefe, el cual remató con comentarios sarcásticos. Le propuse hacer un pequeño listado de aspectos en los que sí podía influir:

1. Hacer una lista de pedidos en curso con su plazo de entrega y poder hacer así un seguimiento profesional.
2. Atender de la forma más profesional posible a los proveedores que vinieran.
3. Ver una categoría que normalmente obvia el dueño y que tiene un gasto interesante para poder presentar un plan de mejora.

Quería seguir escribiendo, pero le pedí que se centrara en los dos primeros para empezar, de manera que pudiera concentrar todos sus esfuerzos en dos cosas que sí están dentro de su círculo de influencia. 

Me llamó a las dos semanas entusiasmado: había decidido obviar todas las desautorizaciones de su jefe y dedicarse a hacer un seguimiento efectivo de los pedidos. Durante dos semanas no hubo ni un problema con las entregas y cuando alguien le preguntaba cuándo llegaría tal o cual cosa tenía una respuesta rápida y profesional. Hoy el jefe se había sentado con él para hablar sobre un proyecto y lo había involucrado desde un principio para asegurarse que no habría problemas con las entregas...su círculo de influencia sigue sin ser el que desearía, pero ya se estaba extendiendo.