Medios de Comunicación en compras

En uno de los cursos in company que estamos dando este mes sobre negociación, ha surgido el tema de la comunicación. En la negociación, la comunicación es simplemente esencial. El cómo nos comunicamos es básico dentro de la criticidad de la negociación. Así pues, en este artículo nos introduciremos en el cómo:

1. Medio de comunicación: resulta increíble que en un periodo como el actual, en el que tenemos una gran cantidad de fórmulas para comunicarnos, estemos tan aislados y nos comuniquemos de forma tan torpe. A no ser que queramos hacer patente nuestro más profundo desprecio hacia el proveedor, debemos evitar el Whatsapp para mensajes de relevancia mínima (un llego tarde podría ser aceptable, pero un pedido anulado es propio de alguien con la inteligencia emocional de una medusa). El cara a cara sigue siendo fundamental, si bien el móvil y el correo han cobrado importancia. Especialmente éste último - el correo electrónico - cuando queremos dejar constancia de lo expuesto o acordado. A continuación veremos más en detalle qué medio utilizar.
2. Frecuencia: el comprador que cree que sólo debe coger el teléfono cuando hay un problema o queremos bajar los precios se equivoca. Los proveedores suelen querer contactar con nosotros para hablar de nuevos productos, servicios, mejoras, aumentos de precio, etc. De misma forma, distinguiremos de acuerdo a Kraljic:

• Si se trata de un proveedor rutinario (ver el esquema de la izquierda), con dedicarle un poco de tiempo al año es más que suficiente. Los medios de comunicación preferibles son teléfono (poco) y correo electrónico.
• Si es un proveedor de lo que se denomina palanca, utilizaremos más el teléfono, las reuniones cara a cara (si lo queremos convertir en estratégico especialmente), etc. Si nuestros planes no incluyen hacerlo estratégico y se va a mantener en ese área, los acuerdos por escrito que minimizan el riesgo son fundamentales, por lo que la comunicación se hace más formal y escrita que el estratégico.
• Un proveedor estratégico tendrá más reunión cara a cara, tanto formal como informal. Deberemos visitarlo más que cualquier otro y crear una relación fuerte y de confianza. 
• Por último, el proveedor cuello de botella querrá tener más contacto con nosotros. Si queremos mantenerlo en ese área, la comunicación será más escasa y por correo electrónico.

Como podemos ver, dependiendo de nuestras intenciones, utilizaremos un medio de comunicación y una frecuencia. Cuanto más directo sea el medio (teléfono, cara a cara) tanto más estratégico e importante será para nosotros. Al mismo tiempo, será más frecuente la comunicación cuanto más importante sea para nosotros esa categoría.